વ્યાપાર ટેલિફોન શિષ્ટાચાર

આધુનિક જીવનને ફોન વગર કલ્પના કરી શકાતી નથી. તેમણે નિશ્ચિતપણે અમારું વ્યવસાય અને વ્યક્તિગત જીવન દાખલ કર્યું, અને ઇન્ટરનેટ દ્વારા સંદેશાવ્યવહારના વિકાસને પગલે, તે તેની સ્થિતિને સોંપણી નહીં કરે. કંપનીઓ, કંપનીઓ અને સંગઠનોની પ્રવૃત્તિઓમાં વિવિધ રીતોમાં ટેલિફોન સંચાર ખૂબ મહત્વનો છે, કારણ કે તે અંતરને ધ્યાનમાં લીધા વગર માહિતીનું સતત વિનિમય પૂરું પાડે છે. એ હકીકતનો ઉલ્લેખ ન કરવો જોઈએ કે ફોન પર ઝડપથી અને વધારાના ખર્ચ વિના (મેલ, પરિવહન, વગેરે) વિશાળ સંખ્યામાં સમસ્યાઓ ઉકેલી શકાય છે. એવો અંદાજ છે કે સરેરાશ કામકાજના 4 થી 25 ટકા કામકાજની વાતચીત ખર્ચવામાં આવે છે અને જ્યારે ફોન કાયમી કાર્યકારી સાધન છે ત્યારે 90 ટકા સુધીનો ખર્ચ થાય છે.

ફોન પર વધુ કાર્યક્ષમ અને આનંદપ્રદ વાતચીત કેવી રીતે કરવી? આ માટે, ટેલિફોન શિષ્ટાચારના નિયમો છે જેનો હેતુ ભાગીદારો અને ક્લાયન્ટ્સ સાથે ક્રિયાપ્રતિક્રિયા કરવામાં મદદ કરે છે, બિઝનેસ સંબંધો સ્થાપિત કરવા અને જાળવવા, સક્ષમ પ્રતિનિધિત્વ, છબી બનાવવી અને કંપનીની પ્રતિષ્ઠા જાળવી રાખવી. કર્મચારીઓ, જેમના પોતાના બિઝનેસ શિષ્ટાચાર ટેલિફોન વાતચીતો પર ઓછો સમય વિતાવે છે, જે કુદરતી રીતે, સંપૂર્ણ રીતે કામને અસર કરે છે.

આ પ્રશ્નનો: "તમે ફોન પર વાત કરી શકો છો?" - દરેક વ્યક્તિ હકારાત્મક પ્રતિસાદ આપશે ફોન પર વાત કરવી એટલી સામાન્ય છે કે ક્યારેક અમે "અમારા શબ્દ કેવી રીતે પ્રતિસાદ આપશે તે વિશે નથી લાગતું."

કંપનીની છાપ વાતચીતના પ્રથમ મિનિટો પર પહેલેથી જ રચના છે અને મોટે ભાગે ક્લાઈન્ટ સાથે વધુ સંબંધ નક્કી કરે છે. ક્લાઈન્ટને આપવામાં આવેલા ધ્યાનથી, તે વાત પર આધાર રાખે છે કે વાતચીત કેવી રીતે થશે અને તે છેલ્લા નહીં હોય. એક રસપ્રદ પધ્ધતિ છે: એક વ્યક્તિની ખરાબ છાપ સારી વ્યક્તિ કરતાં ઘણું વધારે લોકોને કહે છે. તેથી, સકારાત્મક છાપ ઉત્પન્ન કરવા અને જાળવી રાખવા માટે જરૂરી છે, કારણ કે વ્યગ્રતા અને અવ્યાવસાયિકતા ક્લાઈન્ટને ઝડપથી દૂર કરશે.

કંપની માટે વલણ બદલવા માટે એક શબ્દ પણ ક્યારેક પર્યાપ્ત નથી. તેથી, તે ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે કે તમારા સંભવિત ગ્રાહકો પાસે કંપનીની હકારાત્મક છબી છે, તમારી પાસે તમારી સાથે કામ કરવાની ઇચ્છા છે. આમાં કર્મચારીઓની ક્ષમતા, તેમની રુચિ અને માહિતી પ્રસ્તુત કરવાની ક્ષમતા દ્વારા એક વિશાળ ભૂમિકા ભજવવામાં આવે છે.

કર્મચારીઓને વ્યવસાય વાતચીતોને યોગ્ય રીતે ચલાવવાની અસમર્થતા, લાંબા ગાળે, ખૂબ ખર્ચાળ છે. કંપનીમાં વિશ્વાસ ગુમાવવા, વ્યાપારની તકો ગુમાવવી અને સંભાવનાને ધ્યાનમાં રાખીને આ પ્રતિબિંબિત થાય છે.


ટેલિફોન શિષ્ટાચારના મૂળભૂત નિયમો


ફોન પર વાત કરતી વખતે કોઈ વિઝ્યુઅલ સંપર્ક નથી, તેથી નિર્ણાયક પરિબળો એવા પરિબળો દ્વારા ભજવવામાં આવે છે જેમ કે લિયોન, સમય વિરામ, સ્પીડ વગેરે. મનોવૈજ્ઞાનિકો દાવો કરે છે, અને આ માત્ર ટેલિફોન પર જ લાગુ પડે છે, પરંતુ વ્યક્તિગત સંચાર પણ છે, વાતચીતના પરિણામ 90% દ્વારા "શું" કહેવામાં આવે છે, પરંતુ "કેવી રીતે." સંમતિ આપો કે ખુશખુશાલ, મહેનતુ સંવાદદાતા સાથે વાત કરવા માટે હકારાત્મક "ચાર્જ" વહન કરવું એ સુખદ અને નિરાશાજનક હોવા કરતાં વધુ સુખદ અને રસપ્રદ છે. દરેક વ્યક્તિ એવું વિચારે છે કે તેમનો કોલ ખાસ છે, તો શા માટે તે આ આનંદથી વંચિત છે? નિયમ - "લોકો સાથે વાત કરો કે તમે તેમને તમારી સાથે વાત કરવા માગો છો" કામને ખૂબ જ સરળ બનાવે છે

જ્યારે કોલ ઑફિસમાં બનાવવામાં આવે છે, ત્યારે હેન્ડસેટ ત્રીજા કે ચોથા બેલ સુધી ઉઠાવવો જોઈએ. પછી તમારે શુભેચ્છા આપવાની જરૂર છે, તમારી કંપનીનું નામ આપો અને પોતાને દાખલ કરો. શુભેચ્છાના સમાન સ્વરૂપનો ઉપયોગ કરવાનું શ્રેષ્ઠ છે: સૌપ્રથમ - તે નક્કર અને બીજું છે - કંપનીએ ચહેરો મેળવ્યા છે, તેની પોતાની શૈલી. તેના બદલે: "હું તમને મદદ કરી શકું?" તે કહેવું વધુ સારું છે: "હું તમને કેવી રીતે મદદ કરી શકું?" તમે પ્રશ્ન પૂછી શકતા નથી: "આ કોણ છે?" અથવા "કોણ તેને પૂછે છે?" કહેવું વધુ સાચું છે: "શું હું જાણું છું કે કોણ બોલી રહ્યું છે?" અથવા "કૃપા કરીને મને કહો કે કોણ વાત કરે છે?"

વાતચીત દરમિયાન તમારે શ્રુતલેખન કાળજીપૂર્વક પાલન કરવાની જરૂર છે. શબ્દોનું વર્ણન આપવું ટાળવા માટે શબ્દો સ્પષ્ટ અને સ્પષ્ટ રીતે ઉચ્ચારણ હોવા જોઈએ. ખાસ ધ્યાન નામો, શીર્ષકો અને સંખ્યાઓ દ્વારા આવશ્યક છે.

વાતચીત એક હિતકારી, શાંત સ્વરમાં થવી જોઈએ, ઝડપથી નહીં, પણ ધીમેથી નહીં. સંભાષણમાં ભાગ લેનારનું વ્યાવસાયિક સ્તર ધ્યાનમાં લો. તમારા નિવેદનોનો તર્ક જુઓ, દલીલ કરો, પરંતુ અસંતુષ્ટ અને આક્રમકતા વગર

સમયની બિનજરૂરી કચરો ટાળવા માટે, વ્યવસાય કોલ અગાઉથી વધુ સારા તૈયાર છે. વાતચીત દરમિયાન જે જરૂરી હોય તે બધા, તમારે હાથ પર રહેવાની જરૂર છે. અગત્યનું કંઈક ન ચૂકી અને બિનજરૂરી વિરામ ઉત્પન્ન ન કરવા માટે પ્રશ્નોની યાદી બનાવવા માટે પણ ઇચ્છનીય છે. ખાતરી માટે, દરેકને લક્ષ્ય પર "અટકી" રાખવાની હતી, જ્યારે સંભાષણમાં ભાગ લેનાર દસ્તાવેજો અથવા યોગ્ય વસ્તુ શોધી રહ્યો હતો.

વાતચીતના અંતે, તમારે ખાતરી કરવાની જરૂર છે કે તમે યોગ્ય રીતે માહિતીને સમજી લીધી છે. જો તમને ત્રીજી વ્યક્તિને કંઈક આપવાનું કહેવામાં આવ્યું હોત, તો તે વિશે ભૂલી ન જવાનો પ્રયત્ન કરો, અગાઉથી વિનંતીને લખીને.

વૉઇસ મૂડ આપે છે જે સંપૂર્ણપણે સંભાષણ કરનાર દ્વારા પકડાય છે. તેથી, તમારે લાગણીઓ નિયંત્રિત કરવાની જરૂર છે. સંભાષણમાં ભાગ લેનારને તમારી બળતરા, થાક અથવા ખરાબ મૂડ બદલવું અસ્વીકાર્ય છે. આ શબ્દનો ઉપયોગ વ્યક્તિની વાતચીતમાં પણ થાય છે. અને જો તમે આર્મચેરમાં બોલી રહ્યા હો, તો મેગેઝીનની મદદથી તમે તમારા મફત હાથથી ખાતરી કરી શકો છો, સંભાષણમાં ભાગ લેનાર તેને લાગે છે.

ઘણી કંપનીઓએ મીની-પીબીએક્સની સ્થાપના કરી. સ્વીવિઓવર દરમિયાન, તમે ગ્રાહકને જાણ કરવાની જરૂર છે કે કયા વિભાગ અથવા કર્મચારીને સ્વિચ કરવામાં આવે છે. વાતચીત દરમિયાન, ખાતરી કરો કે ક્લાયન્ટ એવી માહિતી પ્રાપ્ત કરી શકતો નથી જે તેના માટે હેતુસર નથી. આવું ત્યારે થાય છે જ્યારે કર્મચારી તેના સાથીદારોની વિગતોને સ્પષ્ટ કરવા માટે હાથથી નળીને આવરી લે છે. તે "મ્યૂટ" બટનનો ઉપયોગ કરવા માટે વધુ વાજબી હશે, જે તમામ આધુનિક ઉપકરણોથી સજ્જ છે, જો, અલબત્ત, ક્લાઈન્ટ રાહ જોવી તૈયાર છે.

ઘણી વાર જ્યારે સમસ્યાઓ ઊભી થાય ત્યારે, તમે શબ્દસમૂહ સાંભળી શકો છો: "મેં તે કર્યું નથી", "મારી ભૂલ નથી," "મને ખબર નથી." આવા નિવેદનો કંપનીને હાનિકારક પ્રકાશમાં રજૂ કરે છે. ક્લાયન્ટ પાસે એક ખૂબ જ વાજબી પ્રશ્ન હોઇ શકે છે: આ કંપનીના કર્મચારીઓ શું કરે છે? કોઈ પણ સંજોગોમાં તરત જ નકારાત્મક જવાબ આપશો નહીં. શબ્દ "ના" સમસ્યા હકારાત્મક ઉકેલ જટિલ. મોટાભાગના કિસ્સાઓમાં ક્લાયન્ટને ઝડપથી અને અસરકારક રીતે મદદ કરવાની નિશ્ચિત ઇચ્છાઓ પરિપક્વ સંઘર્ષને તટસ્થ કરે છે.

હકીકત એ છે કે કાર્યપ્રણાલી દરમિયાન અસંખ્ય અણધાર્યા પરિસ્થિતિઓમાં, તકરારનો સમાવેશ થાય છે, તે તદ્દન સ્વાભાવિક છે. આ કામના દુઃખદાયી ક્ષણો છે, પરંતુ લાયક નિષ્ણાતો આ સમસ્યાઓ સાથે સંપૂર્ણ રીતે સામનો કરે છે, ધીરજ ધરાવતા હોય છે, કુશળતા અને ચોક્કસ કુશળતા. વિવિધ તાલીમ, કે જેના પર શક્ય સંઘર્ષની પરિસ્થિતિઓ ખોવાઇ જાય છે, હકારાત્મક અભિગમ શોધવા માટે મદદ કરે છે અને કુશળતાપૂર્વક "મુશ્કેલીઓ" પર નજર રાખે છે.

મુખ્ય ટેલિફોન "ફટકો" સચિવાલય, ઓફિસ મેનેજર અને રિસેપ્શનિસ્ટ્સ દ્વારા કરવામાં આવે છે. તે સ્પષ્ટ છે કે મનોવૈજ્ઞાનિક કાર્ય મુશ્કેલ છે. તેથી, આ વિશેષતાના કર્મચારીઓને "લોખંડ" ધીરજ, મનોવૈજ્ઞાનિક સ્થિરતા, કોઈ પણ સંજોગોમાં અસરકારક રીતે કાર્ય કરવાની ક્ષમતાની જરૂર છે. આધુનિક શ્રમ બજારમાં, નીચેની જરૂરિયાતો સચિવો, ઓફિસ મેનેજરો અને સંદર્ભો પર લાદવામાં આવે છે: સંદેશાવ્યવહારની કુશળતા, લોકોને સમજવાની ક્ષમતા, સાંભળવામાં સક્ષમ, તેમની સાથે સામાન્ય ભાષા શોધવા અને રાજદ્વારી રીતે સંઘર્ષોથી દૂર રહેવું.

દુર્ભાગ્યવશ, કેટલીકવાર લોકો ભૂલી જાય છે કે ઓફિસ એ પોતાનું એપાર્ટમેન્ટ નથી, બજાર કે મૈત્રીપૂર્ણ પાર્ટી નથી, અને વ્યવસાયી વ્યક્તિનું ભાષણ આસપાસના પરિસ્થિતિઓને અનુસરવું જોઇએ. નિખાલસતા અને ક્લાઈન્ટો માટે અનાદર કિસ્સાઓ વારંવાર છે. હકીકત એ છે કે વ્યવસાયના સુખાકારી તેમના પર આધાર રાખે છે છતાં.

યોગ્ય સંચાર અને શીખી શકાય છે. ટેલિફોન શિષ્ટાચાર કોર્પોરેટ સંસ્કૃતિનો એક ભાગ છે અને છબીના મહત્વના ઘટકો પૈકી એક છે. ભાગીદારો અને ગ્રાહકો સાથે વાતચીતની ગુણવત્તા સુધારવા સ્પર્ધામાં સફળતાની ચાવી છે. પ્રવૃત્તિના ક્ષેત્રને ધ્યાનમાં લીધા વગર શિષ્ટાચારના નિયમોનું પાલન કોઈપણ કંપની માટેનું ધોરણ બનવું જોઈએ. અને પછી તમારી કંપનીનું "નામ" ફક્ત હકારાત્મક લાગણીઓ જ બનાવશે, અને તમારી સાથે કામ કરવા માંગતા લોકોની સંખ્યા માત્ર વધારો કરશે.


lady.adverman.com