વ્યવસાય અક્ષરના મુસદ્દા માટેના નિયમો

દરરોજ, 183 અબજ ઇ-મેઇલ વિશ્વને મોકલવામાં આવે છે. અમે તમને કહીશું કે કેવી રીતે સામાન્ય પત્રમાં તમારો અક્ષર ગુમ થયેલ નથી તેની ખાતરી કરવી. અને તેથી પ્રાપ્તકર્તાએ તેને ટોપલીમાં મોકલ્યો ન હતો, પણ તેના માટે હકારાત્મક પ્રતિસાદ આપ્યો. વ્યવસાય પત્ર લખવાના નિયમો દરેક માટે ઉપયોગી થશે. અપવાદ વિના અક્ષર કેવી રીતે શરૂ થાય છે?

પરંપરાગત રીતે પ્રારંભ કરવું આવશ્યક છે: "ઇવાન સેરેગીવ, હેલ્લો!" એક એવો કેસ હતો જ્યારે તેના પત્રવ્યવહારમાં એક મોટી કંપનીએ ક્લાસિક અપીલ "ડિયર" થી "ડિયર" બદલી. અને તેમ છતાં, એવું લાગે છે, ભાવનાત્મક રીતે અપીલ વધુ ગરમ બની, ભાગીદારો સાવચેત હતા. આ બોલ પર કોઈ કિસ્સામાં શુભેચ્છા તરીકે "દિવસ સારો સમય" નો ઉપયોગ કરતા નથી - સૌપ્રથમ, કોઈ પણ વ્યક્તિ જીવનમાં વાતો કરે છે અને બીજું, તમને એવી છાપ પ્રાપ્ત થઈ શકે છે કે જ્યારે અક્ષર પ્રાપ્ત થાય છે ત્યારે તમને પડી નથી.

હું સ્મિત ના અક્ષરો ઉપયોગ કરી શકું?

જો પત્ર અજાણી વ્યક્તિને સંબોધવામાં આવે છે અને વ્યવસાયના સ્વરૂપે છે, તો સ્મિલ્સ એ સરનામાંમાં પારિવારિકતાનો અર્થ બનાવી શકે છે. સહકર્મીઓને સંબોધવામાં અનૌપચારિક અક્ષરોમાં, સ્મિલ્સની પ્રતિબંધિત નથી. જો કે, જો પત્રમાં માહિતી હોય કે એક દિવસ તમારા કંપનીના CEO ની જરૂર પડી શકે છે, તો શું વિચારે છે કે તમે સ્મિત પેરેંટિસિસને તેની આંખ પકડવા માંગો છો?

કેવી રીતે નકારાત્મક લાગણીઓ અક્ષરોના ટોન પર અસર કરવાની મંજૂરી આપવી નહીં?

જ્યારે તમે કોઈ વસ્તુથી અસંતુષ્ટ છો, પરંતુ નકારાત્મક લાગણીઓના ગુનેગાર સાથેના સંબંધને તોડવા માંગતા નથી, પરંતુ તેની સાથે રચનાત્મક સંવાદ કરવાના છે, તરત જ પત્ર મોકલો નહીં. ચાલો એક સાથીદારને આ ટેક્સ્ટને વાંચીએ જે સંઘર્ષમાં સામેલ નથી, અથવા તે પછીથી મોકલો જ્યારે તમે સ્વરમાં તટસ્થ પત્ર લખી શકો.

તમે કઇ રીતે અક્ષરોને સ્પષ્ટ કરો છો?

પત્રમાં હંમેશા થીમ હોવો જોઈએ આ સ્થિતિ સંદેશ આપે છે અને ઘણીવાર સ્પામમાં પ્રવેશતા બચાવે છે. વિષય ટૂંકા અને વ્યસ્ત હોવો જોઈએ જેનો ઉલ્લેખ તમને અથવા તમારા સહકારના વિષયને સરનામા સાથે કરવો જોઈએ. ઉદાહરણ તરીકે, જો તમે કોન્ફરન્સ, ફોરમ અથવા પ્રદર્શનમાં એક ક્લાઈન્ટને મળ્યા હોત, તો ધારેલું છે કે તેના બોક્સમાં "લેટર" અથવા "સહકાર" વિષય સાથે ઘણા બધા અક્ષરો હશે. તેથી, તેને તમારું નામ અથવા કંપનીનું નામ વધુ સારી રીતે યાદ કરાવો. અને જો તમને લાંબા સમયથી ઓળખાય છે, તો પત્રના વિષયમાં ટીમ વર્કિંગ અથવા પત્રવ્યવહારના પ્રસંગને દર્શાવો: "આનો પ્રશ્ન ...", "વિશે ટિપ્પણી કરો ..."

શું આઇ.ટી.ની અધિકૃત ભાષાકીય ભાષામાં બિનપરંપરાગત છે?

જો તમને કડક વેપારના સ્વરમાં લખેલા પત્ર મળ્યો હોય, તો તમારે તેને એ જ રીતે જવાબ આપવો પડશે. બિઝનેસ પત્ર લખવાનું આ નિયમ અવગણવું ન હોવું જોઈએ.

અનુભવ બતાવે છે કે વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહારમાં એક ઔપચારિક ભાષાથી અનૌપચારિક રીતે સંક્રમણ ઘણીવાર બિનકાર્યક્ષમ ક્રિયાપ્રતિક્રિયા તરફ દોરી જાય છે. તમારા માટે વ્યાપારિક બાબતોની ચર્ચા કરવી અને ભાગીદારોને તેમની જવાબદારી નિભાવવા માટે પ્રોત્સાહન આપવું મુશ્કેલ બનશે જો તમારી સાથેની વાતચીત મૈત્રીપૂર્ણ જેવી બની છે. સત્તાવાર ભાષા અંતર રાખવામાં અને સમસ્યાઓ ઉકેલવા માટે મદદ કરે છે. ઔપચારિક શૈલી તેમના પોતાના નિવેદનોમાં સૌ પ્રથમ સાચી થવામાં મદદ કરે છે, જે સારા પરિણામ તરફ દોરી જાય છે.

જવાબ મોકલવા માટે ફાસ્ટ પ્રેસનો ઉપયોગ કરવા માટેની એક પદ્ધતિ છે?

વિષય "તાકીદે" અથવા "ત્વરિત" માં લેખિત કરવાને બદલે, પત્રના પાઠ્યમાં ચોક્કસ સમય ફ્રેમમાં સ્પષ્ટ કરવું વધુ સારું છે જેમાં તમે જવાબ પ્રાપ્ત કરવા માંગો છો. ઉદાહરણ તરીકે: "હું તમને આ તારીખ સુધી જવાબ આપવા માટે કહું છું" અથવા "હું આ તારીખથી આખરે તમારા નિર્ણય વિશે જાણ કરવા આતુર છે. જવાબની અપેક્ષા રાખવા માટે ઉમેદવારને કહેવાની પ્રક્રિયાને ઝડપી બનાવવાનો પ્રયાસ કરશો નહીં: "હું તમારી સંમતિ માટે આશા કરું છું" અથવા "હું હકારાત્મકમાં જવાબ આપવા માગું છું." વ્યક્તિને પોતાને માટે વિચારવાની તક આપો.

કોઈપણ કેસમાં, શું તે મહત્વપૂર્ણ અગત્યનો ઉપયોગ કરે છે?

આ સાધનનો ઉપયોગ ફક્ત ત્યારે જ કરવો જોઈએ જ્યારે આ પત્રમાં જણાવાયું છે કે તે માત્ર તાત્કાલિક અને મહત્વપૂર્ણ છે માત્ર તમારા માટે, પણ તમારા સરનામાં માટે. શું તમને લાગે છે કે તમામ કેસ આ જેવા છે? તમારા બધા ઇન્ટરનેટ અક્ષરોને લાલ ફ્લેગ અને ઉદ્ગાર ચિહ્ન સાથે ચિહ્નિત કરો - ખોટું. એક પાળેલો કૂકડો અને વરુ વિશે પરીકથા યાદ રાખો: જ્યારે તમને ખરેખર વાંચવાની જરૂર હોય ત્યારે તે અવગણવામાં આવશે.

કેવી રીતે યોગ્ય લખો લખો કેવી રીતે સમાવેશ થાય છે?

જો તમને કંઈક નકારવા માટે ફરજ પાડવામાં આવે છે, તો નિષ્ફળતાના નિવેદન સાથે મેસેજ પ્રારંભ કરશો નહીં. તમારા નિર્ણયના કારણોનું સંક્ષિપ્તમાં વર્ણન કરો અને તેને સ્પષ્ટ કરો કે ચોક્કસ પરિસ્થિતિઓમાં બાબત બાબતે વિચારણા કરવી શક્ય છે. તમને રુચિ બદલ આભાર, કેસના આવા પરિણામ વિશે ખેદ વ્યક્ત કરો અને હકારાત્મક નોંધ પર પત્ર સમાપ્ત કરો, ઉદાહરણ તરીકે, "હું સફળતા માંગો છો"

જો લેટર ખૂબ લાંબા હોય તો શું કરવું?

ટેક્સ્ટનું માળખું, તેને પ્રકરણો, ફકરા, ફકરાઓમાં તોડવું - અન્યથા લાંબો સંદેશો સમજવું મુશ્કેલ છે. જો માહિતી એક સતત ભાગ દ્વારા આપવામાં આવે છે, તો બીજી લાઈન પર વ્યક્તિ તેમાં રસ ગુમાવી બેસે છે. મોટા ઈન્ટરનેટ અક્ષરો સંકલન માટે આદર્શ સૂત્ર આ પ્રમાણે દેખાય છે: એક વિચાર એક ફકરો છે. જટિલ વાક્યો અને અસ્પષ્ટ શબ્દસમૂહો ટાળવા માટે પણ મહત્વનું છે. ઝડપથી તમારા પત્રને પ્રતિસાદ આપવા માટે, વ્યક્તિએ તેમની પાસેથી ખરેખર શું જોઈએ છે તે પહેલી વાર સમજી શકવું જોઈએ.

સબસ્ક્રાઇબ કરવું કેટલું સારું છે?

પત્રના જવાબમાં, તમારું નામ અને ઉપનામ અંતમાં દર્શાવવા માટે તે પૂરતું છે. જો તમે પત્રવ્યવહાર શરૂ કરો છો, તો પછી વધુમાં તમારી સ્થિતિ અને સંપર્ક ફોન નંબર દર્શાવો. અક્ષરની શરૂઆતમાં "ડિયર ..." ની શરૂઆતમાં ઉપયોગ કરીને, "તમારો વિશ્વાસપૂર્વક" શબ્દસમૂહથી અંત ન કરો. લખો: "શ્રેષ્ઠ પ્રતિષ્ઠા" અથવા "આપનો ધ્યેય" મલેરરમાં અનેક પ્રકારના સહીઓ મેળવો અને પરિસ્થિતિ પર આધાર રાખીને તેનો ઉપયોગ કરો.

ગ્રામીણ ગ્રાન્ડફૅથર પર

• રિસર્ચ કંપની રૅડકાટી ગ્રૂપના જણાવ્યા અનુસાર, દરરોજ 183 અબજ ઈન્ટરનેટ અક્ષરો મોકલવામાં આવે છે, એટલે કે દર સેકંડે બે લાખથી વધુ અક્ષરો.

• સ્પામ વિરોધી સિસ્ટમ્સની જાણીતી ઉત્પાદક કેસ્પર્સકી લેબ, એવો અંદાજ છે કે એક દિવસમાં મોકલવામાં આવેલા તમામ મેઇલમાંથી 80% સ્પામ છે.

• ગૅલપ મીડિયા એજન્સીના જણાવ્યા મુજબ, મેલ.આર. મેલ સિસ્ટમના 70 મિલિયન રજિસ્ટર્ડ યુઝર્સમાંથી લગભગ 8 મિલિયન તેમના મેઇલબોક્સને દૈનિક તપાસો.

• મોટા ભાગના સ્પામ યુએસ, રશિયા અને પોલેન્ડમાંથી મોકલવામાં આવે છે.

• અનધિકૃત જાહેરાતોના સૌથી વારંવારના વિષયો, જે મેલ દ્વારા મોકલવામાં આવે છે, તે દવાઓ અને પરિચિતો છે.